Chaque message est classé par immeuble, nature et urgence
Fuite, nuisance, question de charges, demande de document. Le tri se fait à l'arrivée, pas quand quelqu'un ouvre la boîte.
Branché sur
Syndics et gestion de copropriété
Six cents copropriétaires, une boîte mail, et vous au milieu.
Tri des demandes, suivi des incidents, coordination des fournisseurs et préparation des assemblées, sans changer de logiciel.
Suivi
messages et demandes récurrentes
Contrôle
incidents ouverts et responsables
Mesure
charge de travail par gestionnaire
Branché sur
La réponse courte
Comment un syndic peut-il absorber le volume de mails des copropriétaires ?
Chaque message est classé par immeuble, par nature et par urgence. Les demandes courantes reçoivent une réponse immédiate avec la donnée réelle du dossier, les incidents ouvrent un ticket suivi jusqu'à sa résolution, et seuls les arbitrages remontent au gestionnaire.
Le problème
Les points de friction · Syndics et gestion de copropriété
Six cents copropriétaires, une boîte mail, et vous au milieu.
4 points que personne n’a repris depuis des mois
- Plusieurs centaines de mails par semaine, dont l'immense majorité est répétitive.
- Un incident signalé le vendredi est traité le mardi, faute d'avoir été vu.
- La coordination des fournisseurs se fait au téléphone, sans trace.
- La préparation des assemblées mobilise l'équipe entière pendant des semaines.
En direct
Une demande arrive. Regardez ce qui se passe ensuite.
Scénario illustratif : les validations et exceptions restent à définir avec votre équipe.
GmailBoîte gestion · immeublesUUn copropriétaireIl y a une fuite dans le hall du 3e depuis ce matin.
VVotre agent copropriétéJe m’en occupe tout de suite.
Répondre à ce message
Pendant ce temps, dans vos outils
Gmail
Chaque message est classé par immeuble, nature et urgence
Google Drive
Les demandes courantes reçoivent la réponse réelle
Slack
Les incidents deviennent des tickets suivis
Docs
Les assemblées se préparent en continu
Suivi · messages et demandes récurrentes
Ce qu’on installe
L’infrastructure complète, pas un bout d’automatisation.
Chaque étape est construite, branchée sur vos outils et testée sur vos cas réels avant d’être mise en service.
Les demandes courantes reçoivent la réponse réelle
Montant des charges, date de la prochaine assemblée, coordonnées d'un prestataire, copie d'un PV. Sans qu'un gestionnaire ouvre le dossier.
Branché sur
Les incidents deviennent des tickets suivis
Fournisseur contacté, intervention planifiée, copropriétaire tenu informé, clôture documentée. L'incident ne peut plus disparaître.
Branché sur
Les assemblées se préparent en continu
Ordre du jour alimenté au fil de l'eau, convocations, pièces jointes, suivi des présences et rédaction du procès-verbal à partir des décisions.
Branché sur
Suivi du pilote
Les points à suivre pendant le pilote
Suivi
messages et demandes récurrentes
Périmètre et indicateur définis avant le pilote.
Contrôle
incidents ouverts et responsables
Vérification sur les données et cas autorisés.
Mesure
charge de travail par gestionnaire
Comparaison avec le point de départ après mise en service.
Ordres de grandeur constatés sur des scénarios de déploiement type, donnés pour situer l’ampleur du changement. Ce ne sont pas des résultats clients mesurés : les vôtres se chiffrent à l’audit, sur vos données.
Vos garde-fous
Ce qui reste entre vos mains.
Donner des accès à un système engage vos données et vos processus. Voici ce qui encadre le nôtre, par défaut.
Vous gardez la main
On démarre en validation totale. Ce qui part seul est ce que vous avez explicitement autorisé, cas par cas.
Vos accès restent à vous
Comptes, domaines et hébergement à votre nom. Vous coupez quand vous voulez, sans nous demander.
Des validations avant les actions sensibles
Les actions sensibles passent par des brouillons et des files d’attente plutôt que par des écritures directes.
Questions
Les questions qu’on nous pose
Un copropriétaire mécontent va-t-il tomber sur un robot ?
Non. Le ton d'un message est évalué : un mécontentement, un conflit ou une mise en demeure remontent immédiatement à un humain, avec l'historique déjà résumé.
Les documents de copropriété sont sensibles, comment sont-ils traités ?
Accès par agent au strict nécessaire, journalisation complète, et hébergement possible sur vos machines. Aucun document ne sort du périmètre que vous définissez.
Faut-il changer de logiciel de syndic ?
Non. Le dispositif se branche autour du vôtre. Changer d'outil métier est un projet en soi, ce n'est pas celui-là.
Les chantiers qu’on reprend le plus souvent dans ce secteur
Voir tous les secteurs · Immobilier et gestion
On regarde votre cas avant de promettre quoi que ce soit.
Un appel pour comprendre ce qui vous coûte le plus cher aujourd’hui, et vous dire franchement si nous sommes le bon interlocuteur.