Chaque message est classé par immeuble, nature et urgence
Fuite, nuisance, question de charges, demande de document. Le tri se fait à l'arrivée, pas quand quelqu'un ouvre la boîte.
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Syndics et gestion de copropriété
Six cents copropriétaires, une boîte mail, et vous au milieu.
Tri des demandes, suivi des incidents, coordination des fournisseurs et préparation des assemblées, sans changer de logiciel.
70 %
des messages traités sans gestionnaire
0
incident perdu entre deux boîtes mail
2×
plus de lots suivis par gestionnaire
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La réponse courte
Comment un syndic peut-il absorber le volume de mails des copropriétaires ?
Chaque message est classé par immeuble, par nature et par urgence. Les demandes courantes reçoivent une réponse immédiate avec la donnée réelle du dossier, les incidents ouvrent un ticket suivi jusqu'à sa résolution, et seuls les arbitrages remontent au gestionnaire.
Le problème
Ce qui coince chez syndics et gestion de copropriété
Six cents copropriétaires, une boîte mail, et vous au milieu.
4 points que personne n’a repris depuis des mois
- Plusieurs centaines de mails par semaine, dont l'immense majorité est répétitive.
- Un incident signalé le vendredi est traité le mardi, faute d'avoir été vu.
- La coordination des fournisseurs se fait au téléphone, sans trace.
- La préparation des assemblées mobilise l'équipe entière pendant des semaines.
En direct
Une demande arrive. Regardez ce qui se passe ensuite.
Aucune de ces étapes ne mobilise quelqu’un chez vous.
GmailBoîte gestion · immeublesUUn copropriétaireIl y a une fuite dans le hall du 3e depuis ce matin.
VVotre agent copropriétéJe m’en occupe tout de suite.
Répondre à ce message
Pendant ce temps, dans vos outils
Gmail
Chaque message est classé par immeuble, nature et urgence
Google Drive
Les demandes courantes reçoivent la réponse réelle
Slack
Les incidents deviennent des tickets suivis
Docs
Les assemblées se préparent en continu
70 % · des messages traités sans gestionnaire
Ce qu’on installe
L’infrastructure complète, pas un bout d’automatisation.
Chaque étape est construite, branchée sur vos outils et testée sur vos cas réels avant d’être mise en service.
Les demandes courantes reçoivent la réponse réelle
Montant des charges, date de la prochaine assemblée, coordonnées d'un prestataire, copie d'un PV. Sans qu'un gestionnaire ouvre le dossier.
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Les incidents deviennent des tickets suivis
Fournisseur contacté, intervention planifiée, copropriétaire tenu informé, clôture documentée. L'incident ne peut plus disparaître.
Branché sur
Les assemblées se préparent en continu
Ordre du jour alimenté au fil de l'eau, convocations, pièces jointes, suivi des présences et rédaction du procès-verbal à partir des décisions.
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Résultats
Wat je ziet veranderen
70 %
des messages traités sans gestionnaire
les questions répétitives ne remontent plus
0
incident perdu entre deux boîtes mail
chaque signalement ouvre un ticket daté
2×
plus de lots suivis par gestionnaire
à qualité de service au moins égale
Orden van grootte waargenomen bij typische implementatiescenario's, gegeven om de omvang van de verandering te situeren. Dit zijn geen gemeten klantresultaten: die van u worden tijdens de audit gekwantificeerd op basis van uw gegevens.
Vos garde-fous
Ce qui reste entre vos mains.
Donner des accès à un système engage vos données et vos processus. Voici ce qui encadre le nôtre, par défaut.
U houdt de controle
On démarre en validation totale. Ce qui part seul est ce que vous avez explicitement autorisé, cas par cas.
Vos accès restent à vous
Comptes, domaines et hébergement à votre nom. Vous coupez quand vous voulez, sans nous demander.
Tout est rattrapable
Les actions sensibles passent par des brouillons et des files d’attente plutôt que par des écritures directes.
Questions
De vragen die ons worden gesteld
Un copropriétaire mécontent va-t-il tomber sur un robot ?
Non. Le ton d'un message est évalué : un mécontentement, un conflit ou une mise en demeure remontent immédiatement à un humain, avec l'historique déjà résumé.
Les documents de copropriété sont sensibles, comment sont-ils traités ?
Accès par agent au strict nécessaire, journalisation complète, et hébergement possible sur vos machines. Aucun document ne sort du périmètre que vous définissez.
Faut-il changer de logiciel de syndic ?
Non. Le dispositif se branche autour du vôtre. Changer d'outil métier est un projet en soi, ce n'est pas celui-là.
Les chantiers qu’on reprend le plus souvent dans ce secteur
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Wij bekijken uw zaak voordat wij iets beloven.
Een telefoontje om te begrijpen wat u vandaag het meeste kost en om u eerlijk te vertellen of wij de juiste persoon zijn om mee te praten.