Elk bericht wordt ingedeeld naar gebouw, aard en urgentie
Lek, overlast, vraag over kosten of documentaanvraag. Het sorteren gebeurt bij ontvangst, niet wanneer iemand de mailbox opent.
Gekoppeld aan
Syndici en beheer van mede-eigendom
Zeshonderd mede-eigenaars, één mailbox en u ertussen.
Aanvragen sorteren, incidenten opvolgen, leveranciers coördineren en vergaderingen voorbereiden, zonder van software te veranderen.
Opvolging
terugkerende berichten en aanvragen
Controle
open incidenten en verantwoordelijken
Meting
werklast per beheerder
Gekoppeld aan
Het korte antwoord
Hoe kan een syndicus het e-mailvolume van mede-eigenaars verwerken?
Elk bericht wordt ingedeeld naar gebouw, aard en urgentie. Veelvoorkomende vragen krijgen meteen antwoord op basis van de werkelijke dossiergegevens. Incidenten openen een ticket dat tot de oplossing wordt gevolgd, en alleen beslispunten gaan naar de beheerder.
Het probleem
Knelpunten · Syndici en beheer van mede-eigendom
Zeshonderd mede-eigenaars, één mailbox en u ertussen.
4 punten die al maanden niet zijn aangepakt
- Honderden e-mails per week, waarvan het overgrote deel herhalend is.
- Een incident dat vrijdag wordt gemeld, wordt pas dinsdag behandeld omdat niemand het zag.
- Leveranciers worden telefonisch gecoördineerd, zonder verslag.
- Vergaderingen voorbereiden houdt het hele team wekenlang bezig.
Live
Er komt een aanvraag binnen. Kijk wat er daarna gebeurt.
Illustratief scenario: goedkeuringen en uitzonderingen moeten nog met uw team worden bepaald.
GmailMailbox beheer · gebouwenEEen mede-eigenaarSinds vanochtend is er een lek in de hal op de derde verdieping.
UUw agent voor mede-eigendomIk pak het meteen op.
Dit bericht beantwoorden
Ondertussen, in uw tools
Gmail
Elk bericht wordt ingedeeld naar gebouw, aard en urgentie
Google Drive
Veelvoorkomende vragen krijgen een antwoord op basis van de echte gegevens
Slack
Incidenten worden tickets die worden opgevolgd
Docs
Vergaderingen worden doorlopend voorbereid
Opvolging · terugkerende berichten en aanvragen
Wat we installeren
De volledige infrastructuur voor uw proces.
Elke stap wordt gebouwd, aan uw tools gekoppeld en op uw echte situaties getest voor ingebruikname.
Veelvoorkomende vragen krijgen een antwoord op basis van de echte gegevens
Bedrag van de kosten, datum van de volgende vergadering, contactgegevens van een dienstverlener of kopie van notulen. Zonder dat een beheerder het dossier opent.
Gekoppeld aan
Incidenten worden tickets die worden opgevolgd
Leverancier gecontacteerd, interventie gepland, mede-eigenaar geïnformeerd en afsluiting gedocumenteerd. Het incident kan niet meer verdwijnen.
Gekoppeld aan
Vergaderingen worden doorlopend voorbereid
Een agenda die gaandeweg wordt aangevuld, uitnodigingen, bijlagen, aanwezigheidsopvolging en notulen op basis van de genomen beslissingen.
Gekoppeld aan
Opvolging van de pilot
Wat u tijdens de pilot opvolgt
Opvolging
terugkerende berichten en aanvragen
Scope en indicator vóór de pilot vastgelegd.
Controle
open incidenten en verantwoordelijken
Controle op basis van toegestane gegevens en dossiers.
Meting
werklast per beheerder
Vergelijking met de beginsituatie na ingebruikname.
Orden van grootte waargenomen bij typische implementatiescenario's, gegeven om de omvang van de verandering te situeren. Dit zijn geen gemeten klantresultaten: die van u worden tijdens de audit gekwantificeerd op basis van uw gegevens.
Uw waarborgen
Wat onder uw controle blijft.
Een systeem toegang geven raakt uw gegevens en processen. Dit zijn onze standaardwaarborgen.
U houdt de controle
We beginnen met goedkeuring voor elke actie. Alleen wat u per geval uitdrukkelijk toestaat, gebeurt zelfstandig.
Uw accounts blijven van u
Accounts, domeinen en hosting blijven op uw naam. U kunt de verbinding verbreken wanneer u wilt.
Goedkeuringen vóór gevoelige acties
Gevoelige acties verlopen via concepten en goedkeuringswachtrijen in plaats van directe wijzigingen.
Vragen
De vragen die ons worden gesteld
Krijgt een ontevreden mede-eigenaar een robot te spreken?
Nee. De toon van een bericht wordt beoordeeld: ontevredenheid, een conflict of een ingebrekestelling gaat meteen naar een medewerker, met de voorgeschiedenis al samengevat.
Documenten over mede-eigendom zijn gevoelig. Hoe worden ze verwerkt?
Elke agent krijgt alleen strikt noodzakelijke toegang, alles wordt gelogd en hosting op uw eigen machines is mogelijk. Geen document verlaat de grenzen die u vastlegt.
Moeten we van syndicsoftware veranderen?
Nee. Het systeem wordt rond uw bestaande software aangesloten. Van bedrijfssoftware veranderen is een apart project; dat is hier niet de bedoeling.
Wij bekijken uw zaak voordat wij iets beloven.
Een telefoontje om te begrijpen wat u vandaag het meeste kost en om u eerlijk te vertellen of wij de juiste persoon zijn om mee te praten.