Het bedrijf laten draaien
Automatiseer de administratieve taken van uw kmo.
In Brussel en België koppelt Partna uw documenten, e-mail en beheertools om klasseren, gegevensinvoer en dossieropvolging te automatiseren. Uw team blijft uitzonderingen beoordelen.
klasseren volgens uw regels
verantwoordelijken en deadlines
verwerkingstijd vergeleken
Het probleem
Wat er vandaag gebeurt en hoe we het aanpakken.
Automatiseer de administratieve taken van uw kmo.
Vandaag
Met het systeem
Informatie leeft in hoofden, privéberichten en bijlagen.
Documenten worden opgeslagen en worden weer vindbaar
Een dossier wordt geblokkeerd omdat iemand al acht dagen op antwoord wacht zonder iets te zeggen.
Procedures worden routines die worden uitgevoerd
Elke nieuwe rekruut heeft drie maanden nodig om erachter te komen waar de dingen zijn.
Minder handwerk bij terugkerende administratie
Jij bent het verplichte aanspreekpunt voor alle beslissingen, zelfs kleine.
Het bedrijfsgeheugen wordt doorzoekbaar
De demonstratie
Geordend bij ontvangst, teruggevonden op verzoek.
Een archief dat u niet kunt doorzoeken is niet beter dan een ongeordende map.
Illustratieve simulatie met voorbeeldgegevens. De getoonde cijfers, beoordelingen en posities zijn geen gemeten klantresultaten.
Vandaag ontvangen
Benoemd, geordend en geïndexeerd zonder tussenkomst
- BL_fournisseur_0342.pdfWerf Ukkel / Leveringen
- Facture_Sanitaire_mars.pdfBoekhouding / Aankopen
- IMG_4417.jpgWerf Ukkel / Foto's
- Contrat_entretien_Lambert.pdfKlanten / Lambert
BL_fournisseur_0342.pdfTwee pakketten ontbreken, gemeld aan de werfleider.
Live
Er komt een aanvraag binnen. Kijk wat er daarna gebeurt.
Geanimeerd illustratief scenario: goedkeuringen en uitzonderingen worden met uw team bepaald.
Slack#administratifOndertussen, in uw tools
Google Drive
Document gevonden · geklasseerd op 14 maart
Lakens
Vergeleken met de leveranciersbestelling
ClickUp
Verschil in hoeveelheid aan de werfleider gemeld
Documenten klasseren en vindbaar maken.
Het korte antwoord
Hoe vindt u documenten en dossiers eenvoudiger terug?
Facturen, contracten, werffoto's en leveringsbonnen kunnen bij ontvangst worden benoemd, geklasseerd en geïndexeerd. U zoekt vervolgens binnen de toegankelijke bronnen. Onvolledige gegevens en niet-herkende documenten vragen controle.
Wat we installeren
De volledige infrastructuur voor uw proces.
Elke stap wordt gebouwd, aan uw tools gekoppeld en op uw echte situaties getest voor ingebruikname.
Facturen, contracten, werffoto's, verslagen en leveringsbonnen kunnen bij ontvangst worden benoemd, geklasseerd en geïndexeerd. Een zoekfunctie helpt de documenten terug te vinden binnen de toegelaten bronnen.
Wat in een archiefkast of in iemands hoofd rondslingert, wordt een reeks gevolgde stappen, met een verantwoordelijke persoon, een deadline en een automatische opvolging als er iets vastloopt.
Invoer, afstemmingen, voorbereiding van de boekhouding, onkostendeclaraties, planningen, notulen van vergaderingen: verwerkt op de achtergrond, met gerapporteerde uitzonderingen.
“Wat hebben wij deze klant in 2023 gefactureerd? », “wat was de garantieclausule van contract X?” »: het antwoord arriveert binnen enkele seconden in het kanaal, afkomstig van de bron.
Elke toezegging die in een gesprek wordt gedaan, wordt een taak met een drager. De verstoppingen verdwijnen vanzelf, voordat ze een week kosten.
Opvolging van de pilot
Wat u tijdens de pilot opvolgt
klasseren volgens uw regels
mappen, naamgeving en toegangsrechten bepaald bij de analyse
verantwoordelijken en deadlines
elk proces heeft zijn stappen en meldingen
verwerkingstijd vergeleken
nulmeting en controle na ingebruikname
Orden van grootte waargenomen bij typische implementatiescenario's, gegeven om de omvang van de verandering te situeren. Dit zijn geen gemeten klantresultaten: die van u worden tijdens de audit gekwantificeerd op basis van uw gegevens.
Een voorbeeld
Procesvoorbeeld: een bouwteam
Foto’s op telefoons, verspreide leveringsbonnen en beslissingen in privégesprekken: een voorbeeld van informatie die gecentraliseerd kan worden, zonder gekoppeld cijfermatig klantresultaat.
Illustratief procesvoorbeeld, zonder gemeten klantresultaten.
Uw waarborgen
Wat onder uw controle blijft.
Een systeem toegang geven raakt uw gegevens en processen. Dit zijn onze standaardwaarborgen.
U houdt de controle
We beginnen met goedkeuring voor elke actie. Alleen wat u per geval uitdrukkelijk toestaat, gebeurt zelfstandig.
Uw accounts blijven van u
Accounts, domeinen en hosting blijven op uw naam. U kunt de verbinding verbreken wanneer u wilt.
Goedkeuringen vóór gevoelige acties
Gevoelige acties verlopen via concepten en goedkeuringswachtrijen in plaats van directe wijzigingen.
Vragen
De vragen die ons worden gesteld
Moeten we al onze tools veranderen?
Nee, en het is zelfs het tegenovergestelde van het project. We sluiten aan op wat uw teams al gebruiken, omdat nog een tool een tool is die ze niet willen openen.
Mijn team is niet op haar gemak met computers.
Dit is precies het argument. Ze schrijft een bericht alsof het voor een collega is, in de applicatie die ze dagelijks gebruikt. Er valt niets nieuws te leren en training maakt deel uit van de inzet.
Het lost zelden zichzelf op. In hetzelfde gebied:
Wij bekijken uw zaak voordat wij iets beloven.
Een telefoontje om te begrijpen wat u vandaag het meeste kost en om u eerlijk te vertellen of wij de juiste persoon zijn om mee te praten.