Faire tourner la boîte
No one started their business to spend their days relaunching their own team.
Files move forward, documents are put away, omissions no longer exist.
recovered per day
to find a document
dossier bloqué en silence
Le problème
Ce qui se passe aujourd’hui, et ce qu’on met en face.
No one started their business to spend their days relaunching their own team.
Today
Avec le dispositif
Information lives in heads, private messages and attachments.
Documents are stored and become findable again
A file is blocked because a person has been waiting for a response for eight days without saying so.
Procedures become routines that run
Each new recruit takes three months to find out where things are.
L’administratif répétitif sort du circuit
You are the obligatory point of passage for all decisions, even small ones.
Company memory becomes searchable
La démonstration
Rangés à l’arrivée, retrouvés à la demande.
Un classement qu’on ne sait pas interroger ne vaut pas mieux qu’un dossier en vrac.
Arrivée du jour
Nommés, classés et indexés sans intervention
- BL_fournisseur_0342.pdfChantier Uccle / Livraisons
- Facture_Sanitaire_mars.pdfComptabilité / Achats
- IMG_4417.jpgChantier Uccle / Photos
- Contrat_entretien_Lambert.pdfClients / Lambert
BL_fournisseur_0342.pdfDeux paquets manquants, signalé au chef de chantier.
En direct
Une demande arrive. Regardez ce qui se passe ensuite.
Aucune de ces étapes ne mobilise quelqu’un chez vous. La scène se joue toute seule.
Slack#administratifPendant ce temps, dans vos outils
Google Drive
Document retrouvé · classé le 14 mars
Sheets
Rapproché de la commande fournisseur
ClickUp
Écart de quantité signalé au chef de chantier
Les documents se rangent seuls, et surtout ils se retrouvent.
La réponse courte
Comment arrêter de chercher ses documents et ses dossiers ?
Factures, contrats, photos de chantier et bons de livraison sont nommés, classés et indexés dès leur arrivée. Surtout, ils deviennent interrogeables : vous demandez un document et vous l’obtenez, au lieu d’ouvrir un dossier et de fouiller.
Ce qu’on installe
L’infrastructure complète, pas un bout d’automatisation.
Chaque étape est construite, branchée sur vos outils et testée sur vos cas réels avant d’être mise en service.
Factures, contrats, photos de chantier, PV, bons de livraison : nommés, classés, indexés à l’arrivée. Et surtout interrogeables : vous demandez, vous obtenez le document, pas un dossier à fouiller.
What’s lying around in a filing cabinet or in someone’s head becomes a series of followed steps, with a person responsible, a deadline and an automatic follow-up when things get stuck.
Entry, reconciliations, accounting preparation, expense reports, schedules, meeting minutes: processed in the background, with exceptions reported.
“What did we bill this customer in 2023? », “what was the guarantee clause of contract X?” »: the response arrives in the channel, sourced, in a few seconds.
Every commitment made in a conversation becomes a task with a bearer. The blockages go up on their own before costing a week.
Résultats
What you see changing
recovered per day
order of magnitude observed in very administrative positions
to find a document
contre plusieurs minutes de fouille
dossier bloqué en silence
any blockage triggers an ascent
Orders of magnitude observed on typical deployment scenarios, given to situate the extent of the change. These are not measured customer results: yours are quantified during the audit, on your data.
Un cas
A construction company of twenty people
Construction site photos in phones, delivery notes in the van, decisions in private conversations. The manager recomposed each file by hand.
Cas reconstitué à partir de situations récurrentes, anonymisé.
Vos garde-fous
Ce qui reste entre vos mains.
Donner des accès à un système engage vos données et vos processus. Voici ce qui encadre le nôtre, par défaut.
You stay in control
On démarre en validation totale. Ce qui part seul est ce que vous avez explicitement autorisé, cas par cas.
Vos accès restent à vous
Comptes, domaines et hébergement à votre nom. Vous coupez quand vous voulez, sans nous demander.
Tout est rattrapable
Les actions sensibles passent par des brouillons et des files d’attente plutôt que par des écritures directes.
Questions
The questions we are asked
Do we have to change all our tools?
No, and it’s even the opposite of the project. We plug into what your teams already use, because one more tool is a tool they won't open.
My team is not comfortable with computers.
This is precisely the argument. She writes a message as if to a colleague, in the application she uses every day. There is nothing new to learn, and training is part of the deployment.
It rarely resolves itself. In the same area:
We look at your case before promising anything.
A call to understand what is costing you the most today, and to tell you frankly if we are the right person to talk to.