Faire tourner la boîte
Automatisez les tâches administratives de votre PME.
À Bruxelles et en Belgique, Partna connecte vos documents, votre messagerie et vos outils de gestion pour automatiser le classement, la saisie et le suivi des dossiers. Votre équipe garde la validation des exceptions.
classement selon vos règles
des responsables et des échéances
le temps de traitement comparé
Le problème
Ce qui se passe aujourd’hui, et ce qu’on met en face.
Automatisez les tâches administratives de votre PME.
Aujourd’hui
Avec le dispositif
L’information vit dans des têtes, des messages privés et des pièces jointes.
Les documents se rangent et redeviennent trouvables
Un dossier bloque parce qu’une personne attend une réponse depuis huit jours sans le dire.
Les procédures deviennent des routines qui tournent
Chaque nouvelle recrue met trois mois à savoir où sont les choses.
L’administratif répétitif sort du circuit
Vous êtes le point de passage obligé de toutes les décisions, même les petites.
La mémoire de l’entreprise devient interrogeable
La démonstration
Rangés à l’arrivée, retrouvés à la demande.
Un classement qu’on ne sait pas interroger ne vaut pas mieux qu’un dossier en vrac.
Simulation illustrative avec données d’exemple. Les chiffres, avis et positions affichés ne sont pas des résultats clients mesurés.
Arrivée du jour
Nommés, classés et indexés sans intervention
- BL_fournisseur_0342.pdfChantier Uccle / Livraisons
- Facture_Sanitaire_mars.pdfComptabilité / Achats
- IMG_4417.jpgChantier Uccle / Photos
- Contrat_entretien_Lambert.pdfClients / Lambert
BL_fournisseur_0342.pdfDeux paquets manquants, signalé au chef de chantier.
En direct
Une demande arrive. Regardez ce qui se passe ensuite.
Scénario illustratif animé : les validations et exceptions sont définies avec votre équipe.
Slack#administratifPendant ce temps, dans vos outils
Google Drive
Document retrouvé · classé le 14 mars
Sheets
Rapproché de la commande fournisseur
ClickUp
Écart de quantité signalé au chef de chantier
Les documents se rangent seuls, et surtout ils se retrouvent.
La réponse courte
Comment arrêter de chercher ses documents et ses dossiers ?
Factures, contrats, photos de chantier et bons de livraison sont nommés, classés et indexés dès leur arrivée. Surtout, ils deviennent interrogeables : vous demandez un document et vous l’obtenez, au lieu d’ouvrir un dossier et de fouiller.
Ce qu’on installe
L’infrastructure complète, pas un bout d’automatisation.
Chaque étape est construite, branchée sur vos outils et testée sur vos cas réels avant d’être mise en service.
Factures, contrats, photos de chantier, PV, bons de livraison : nommés, classés, indexés à l’arrivée. Et surtout interrogeables : vous demandez, vous obtenez le document, pas un dossier à fouiller.
Ce qui traîne dans un classeur ou dans la tête de quelqu’un devient une suite d’étapes suivies, avec un responsable, une échéance et une relance automatique quand ça bloque.
Saisie, rapprochements, préparation comptable, notes de frais, plannings, comptes rendus de réunion : traités en tâche de fond, avec les exceptions remontées.
« Qu’est-ce qu’on avait facturé à ce client en 2023 ? », « quelle était la clause de garantie du contrat X ? » : la réponse arrive dans le canal, sourcée, en quelques secondes.
Chaque engagement pris dans une conversation devient une tâche avec un porteur. Les blocages remontent d’eux-mêmes avant de coûter une semaine.
Suivi du pilote
Les points à suivre pendant le pilote
classement selon vos règles
dossiers, conventions de nommage et accès définis à l’audit
des responsables et des échéances
chaque procédure possède ses étapes et ses alertes
le temps de traitement comparé
point de départ puis contrôle après mise en service
Ordres de grandeur constatés sur des scénarios de déploiement type, donnés pour situer l’ampleur du changement. Ce ne sont pas des résultats clients mesurés : les vôtres se chiffrent à l’audit, sur vos données.
Un cas
Exemple de fonctionnement : une équipe de construction
Photos dans les téléphones, bons de livraison dispersés et décisions dans des conversations privées : un exemple de dossier à centraliser, sans résultat client chiffré associé.
Exemple illustratif de processus, sans résultat client mesuré.
Vos garde-fous
Ce qui reste entre vos mains.
Donner des accès à un système engage vos données et vos processus. Voici ce qui encadre le nôtre, par défaut.
Vous gardez la main
On démarre en validation totale. Ce qui part seul est ce que vous avez explicitement autorisé, cas par cas.
Vos accès restent à vous
Comptes, domaines et hébergement à votre nom. Vous coupez quand vous voulez, sans nous demander.
Des validations avant les actions sensibles
Les actions sensibles passent par des brouillons et des files d’attente plutôt que par des écritures directes.
Questions
Les questions qu’on nous pose
Il faut changer tous nos outils ?
Non, et c’est même l’inverse du projet. On se branche sur ce que vos équipes utilisent déjà, parce qu’un outil de plus est un outil qu’elles n’ouvriront pas.
Mon équipe n’est pas à l’aise avec l’informatique.
C’est justement l’argument. Elle écrit un message comme à un collègue, dans l’application qu’elle utilise tous les jours. Il n’y a rien de nouveau à apprendre, et la formation fait partie du déploiement.
Ça se règle rarement tout seul. Dans le même domaine :
On regarde votre cas avant de promettre quoi que ce soit.
Un appel pour comprendre ce qui vous coûte le plus cher aujourd’hui, et vous dire franchement si nous sommes le bon interlocuteur.